LA DEMATERIALISATION DES DOCUMENTS PAR LE SYNDIC
Les syndics professionnels ont l’obligation depuis 2015 de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés qui concernent la gestion de l’immeuble.
Cette obligation, qui différencie l’accès selon le type de documents mis à disposition des copropriétaires ou des membres du conseil syndical, s’applique à tous les syndics de copropriété.
Notre syndic de copropriété à Nantes respecte scrupuleusement la liste des documents mis à la disposition des copropriétaires dans l’espace dématérialisé sécurisé, pour vous garantir la transparence. Ainsi, les copropriétaires peuvent accéder facilement et en toute sécurité à toutes les informations nécessaires.
Un moyen de faciliter la gestion des immeubles en copropriété :
LLICO offre à chaque copropriétaire un accès en ligne sécurisé et confidentiel. Le partage de l’information devient ainsi fluide entre les gestionnaires, les fournisseurs et vous propriétaires.
La dématérialisation profite aux copropriétaires
Grâce à la dématérialisation, les copropriétaires peuvent :
- Communiquer avec le syndic sur des sujets précis.
- Partager les informations importantes.
- Stocker et retrouver facilement les documents.
- Accéder à tout moment et depuis n’importe où à tous les documents importants qui concernent la copropriété.
La dématérialisation facilite la gestion administrative pour les syndics de copropriété
La gestion dématérialisée offre la possibilité de prendre en charge l’intégralité de la chaîne de traitement des communications, avec les avantages suivants :
- La gestion de l’ensemble des documents est simplifiée.
- Les documents sont automatiquement classés et archivés.
- Il est facile et rapide de trouver des documents.
- Les contrats, factures, et autres documents peuvent être facilement exportés.
Ce que dit la loi sur la dématérialisation des échanges en copropriété :
Les syndics de copropriété sont autorisés à réaliser des notifications et des mises en demeure par voie électronique. La dématérialisation des échanges peut prendre deux formes :
- Une lettre recommandée électronique ;
- L’utilisation d’un procédé électronique via un prestataire de services de confiance qualifié. Cette solution assure l’intégrité des données, la sécurité des échanges et permet une traçabilité des communications.
Les documents joints à la convocation de l’assemblée générale des copropriétaires doivent être notifiés. LLICO met à disposition sur l’extranet des copropriétaires les convocations sans limite de durée.
Quant aux avis d’appels de charges, ils sont habituellement transmis par lettre simple, mais il est également possible de les envoyer par voie électronique ou par message électronique à l’adresse préalablement communiquée par le copropriétaire à cet effet.
Les précautions à prendre pour éviter que la dématérialisation des échanges ne nuise aux copropriétaires :
Il est important de prendre en compte les copropriétaires qui n’ont pas accès à Internet lors de la dématérialisation des échanges au sein des copropriétés. En effet, dans ce cas, ces copropriétaires ne pourraient pas consulter les documents relatifs à la gestion de leur copropriété.
Ainsi, le syndic doit obtenir l’accord express du copropriétaire avant de dématérialiser les échanges. LLICO adresse à tout nouveau propriétaire un formulaire de consentement. Chaque copropriétaire, peut décider à tout moment de revenir au papier. De cette manière, les droits des copropriétaires sont protégés.
Si vous êtes à la recherche d’un syndic de copropriété qui respecte les droits et les intérêts des copropriétaires, n’hésitez pas à contacter notre syndic à Nantes !